Periaatteiden kuvaus ja tarkoitus

Ramirent Oyj on listattu NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssä. Pörssiyhtiönä Ramirent noudattaa Suomen arvopaperimarkkinalain tietojen julkistamisvelvoitteita, Finanssivalvonnan sääntöjä ja NASDAQ OMX Helsinki Oy:n tiedottamissääntöjä sekä muita pörssiyhtiöitä koskevia sääntöjä.

Ramirentin tiedottamisperiaatteilla pyritään varmistamaan, että yhtiötä koskevat tiedot julkistetaan ja oikeudenmukaisesti oikea-aikaisella, oikeellisella, asiaankuuluvalla ja ei-harhaanjohtavalla tavalla ja että kaikki markkinaosapuolet voivat käyttää yhtiön osakkeen arvonmuodostuksen kannalta merkittäviä tietoja samanaikaisesti. Ramirentin viestintäosaston tavoite on myös tukea konsernin strategisia ja liiketoimintatavoitteita viestinnän keinoin, muun muassa Ramirentin yrityskuvan kautta. Tässä asiakirjassa kuvataan Ramirentin yleiset säännöt, jotka koskevat tietojen julkistamista yhtiön sidosryhmille ja tiedotusvälineille, ja määritetään vastuut erityisesti tietojen julkistamista ja sijoittajasuhteita koskevissa asioissa. Konserniviestintä on yksi konsernipalveluista.

Asiakirjan kohderyhmät

Tämä asiakirja on tarkoitettu ensisijaisesti Ramirentin johtoasemissa oleville sekä viestintä- ja markkinointihenkilöstölle. Asiakirja jaetaan kuitenkin kaikkiin Ramirentin yksiköihin sen varmistamiseksi, että Ramirentin viestintään ja tietojen julkistamiseen liittyvät velvoitteet ovat yleisesti tiedossa.

1. RAMIRENTIN VIESTINNÄN PERUSPERIAATTEET

Ramirentin viestinnän tulee olla oikea-aikaista, oikeellista ja asiaankuuluvaa eikä se saa johtaa harhaan. Ramirentin konserniviestinnän tavoite on täyttää pörssiyhtiöitä koskevat viestintävaatimukset ja tukea konsernin strategisia ja liiketoimintatavoitteita viestinnän keinoin. Tähän sisältyy vastuu Ramirentin yrityskuvasta. Viestinnän tehtävä on edistää yhtiön liiketoimintaa sekä minimoida negatiivisen julkisuuden vaikutukset konserniin ja sen liiketoimintayksiköihin ennakoimalla tämänkaltaisia tapahtumia ja reagoimalla niihin nopeasti.

Ramirentin ulkoisen viestinnän rooli on rakentaa ja ylläpitää todenmukaista, positiivista yrityskuvaa. Ramirentin sisäisen viestinnän rooli on tiedottaa henkilöstölle konsernin toimintaa ja strategiaa koskevista asioista ja näin tukea heidän sitoutumistaan ja motivaatiotaan konsernin yhteisiin tavoitteisiin pyrkimisessä.

Konserniviestintä vastaa esimerkiksi pörssiviestinnästä, sijoittajasuhteista, talousmediasuhteista ja konsernitason sisäisestä viestinnästä. Ramirentin paikallisyritykset vastaavat näiden uutisten paikallisesta jakelusta ja tarvittaessa myös niiden kääntämisestä paikalliselle kielelle. Ramirentin paikallisyritykset ovat vastuussa asiakasviestinnästä ja suhteista paikalliseen toimialalehdistöön ja tiedotusvälineisiin sekä paikallisorganisaatioiden sisäisestä viestinnästä. Konsernin paikallisyritykset voivat ottaa yhteyttä konserniviestintään kaikissa viestintään ja brändiin liittyvissä asioissa.

1.1. Ramirentin edustaminen julkisuudessa

Ramirent-konsernin edustamiseen julkisuudessa ovat valtuutetut yhtiön toimitusjohtaja, talousjohtaja ja konserniviestinnästä ja sijoittajasuhteista vastaava johtaja.

Yksittäisiä tytäryhtiöitä voivat edustaa julkisuudessa kyseisten yhtiöiden toimitusjohtajat tai yksiköiden johtajat tai nimetyt ylemmän johdon edustajat.

2. SIJOITTAJAVIESTINTÄ

Ramirent on säännöllisessä vuorovaikutuksessa osakkeenomistajien, sijoittajien ja analyytikoiden kanssa. Ramirentin sijoittajasuhteiden päätavoite on tukea Ramirentin osakkeen oikeaa arvonmuodostusta noudattamalla avoimia, riittäviä ja ajantasaisia tiedottamiskäytäntöjä.

Ramirentin konserniviestintä ja sijoittajasuhdetoiminto laativat ja koordinoivat kaikki osakkeenomistajia, sijoittajia ja analyytikoita ja heidän toimintaansa koskevat tapahtumat ja esitykset sekä näiden tueksi tarvittavat aineistot.

2.1. Pörssitiedotteet

Pörssiyhtiönä Ramirent noudattaa Suomen arvopaperimarkkinalain tietojen julkistamisvelvoitteita ja NASDAQ OMX Helsinki Oy:n yhtenäisiä tiedottamissääntöjä (1.7.2010, muutoksineen) sekä muita pörssiyhtiöitä koskevia sääntöjä.

Ramirent julkistaa aina viipymättä oikeat ja asiaankuuluvat tiedot sellaisista päätöksistä, tosiseikoista tai muista olosuhteista, jotka voivat vaikuttaa merkittävällä tavalla yhtiön pörssinoteerattujen arvopapereiden arvonmuodostukseen. Tiedot julkistetaan aina tasapuolisesti ja samanaikaisesti kaikkien markkinatoimijoiden saataville. Arvioitaessa odotetaanko jonkin seikan vaikuttavan arvonmuodostukseen, vain merkittävät päätökset, faktat ja olosuhteet verrattuna yhtiön koko toimintaan ovat relevantteja. Muita arviointiperusteita ovat ne, ovatko samankaltaiset tiedot aiemmin käsitelty arvonmuodostukseen vaikuttavina ja julkaistu pörssitiedotteena.

Kaikki Ramirent-konsernin yritykset (eli niiden toimitusjohtajat) ovat vastuussa siitä, että konserniviestintä ja sijoittajasuhteet tietävät asioista ja kehitysaskeleista, jotka saattaisivat aiheuttaa velvoitteen julkistaa tietoja pörssille. Tästä ilmoittaminen on tehtävä niin ajoissa, että asiasta pystytään valmistelemaan tiedote.

Yhtiön arvopapereiden arvonmuodostukseen vaikuttavat tiedot julkistetaan ja arkistoidaan pörssitiedotteena konsernitasolla. Julkistamispäätöksistä vastaa tiimi, johon kuuluvat yhtiön toimitusjohtaja, talousjohtaja, konserniviestinnästä ja sijoittajasuhteista vastaava johtaja sekä lakiasiainjohtaja.

Säännölliseen tiedonantovelvollisuuteen kuuluu, että Ramirent julkistaa kaikki taloudelliset katsauksensa. Tähän sisältyy neljännesvuosittaisten osavuosikatsausten ja vuosittaisten tilinpäätöstietojen julkistaminen. Myös odottamattomat, merkittävät muutokset taloudellisessa tuloksessa tai taloudellisessa asemassa tulee julkistaa, jos muutoksen katsotaan vaikuttavan arvopapereiden arvonmuodostukseen (eli tulee antaa tulosvaroitus). Kaikki taloustiedot ovat ehdottoman luottamuksellisia ennen niiden julkistamista pörssitiedotteena.

Kausittaisten taloustietojen julkistamisen lisäksi yhtiöllä on velvoite julkistaa kaikki muut tiedot, jotka voivat vaikuttaa yhtiön pörssinoteerattujen arvopapereiden arvonmuodostukseen merkittävällä tavalla. Julkistamisvelvoite voi syntyä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

- merkittävät tilaukset tai investointipäätökset
- yhteistyösopimukset tai muut tärkeät sopimukset
- merkittävät uudet tai strategiset yhteishankkeet
- merkittävien kanteiden nostaminen, niistä sopiminen tai niistä annetut tuomioistuinten päätökset
- merkittävät viranomaispäätökset
- strategisesti merkittävät yrityskaupat.

Kaikki yllä mainitut asiat ovat ehdottoman luottamuksellisia ja mahdollisesti myös sisäpiiritietoa ilman ja ennen niiden julkistamista pörssitiedotteena.

Tavalliset liiketoimintauutiset, jotka eivät täytä pörssitiedotteen ehtoja mutta joiden arvioidaan olevan uutisarvoisia tai muulla tavoin sidosryhmiä ja suurta yleisöä kiinnostavia, julkistetaan lehdistötiedotteina. Julkistamisesta vastaa konserniviestintä yhdessä paikallisten tytäryhtiöiden kanssa. Tällaisia uutisia ovat esimerkiksi
- saadut tilaukset (Ramirent ei kommentoi keskeneräisiä hankkeita)
- pienehköt strategisesti tärkeät sopimukset
- onnistuneet hankkeet tai asiakasesimerkit
- pienehköt uusien tuotteiden julkistamiset ja teknologian kehitysaskeleet
- pienehköt yhteistyösopimukset asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa
- liiketoimintayksiköiden ja paikallisen johdon nimitykset.

2.2. Asiat, joita ei kommentoida

Ramirent ei kommentoi keskeneräisiä asioita, markkinahuhuja tai tiedotusvälineiden spekulaatioita, osakkeiden kurssikehitystä, kilpailijoiden tai asiakkaiden toimia tai analyytikoiden arvioita, ellei näin toimimista katsota tarpeelliseksi sellaisten olennaisten ja selvästi virheellisten tietojen oikaisemiseksi, joilla on merkittävä vaikutus yhtiön arvopapereiden arvonmuodostukseen. Tällaisessa tapauksessa yhtiö julkistaa tietojen oikaisun.

Vain virallisesti julkistettuja arvonmuodostukseen vaikuttavia tietoja (eli osavuosikatsauksia ja pörssitiedotteita) voidaan jakaa yksittäisissä kokouksissa ja yritysesittelyissä, joissa on läsnä Ramirentin johtajistoa.

Mikäli Ramirent saa tietoonsa, että sen osakkeen arvonmuodostukseen vaikuttavia tietoja on päätynyt salassapitovelvollisuuden ulkopuolisen kolmannen osapuolen tietoon ennen kyseisten tietojen julkistamista tai vahingossa, yhtiö julkistaa asiasta ilmoituksen viipymättä.

Kaikilla Ramirent-konsernin yrityksillä on oikeus keskustella julkisuudessa toimintoihinsa liittyvistä asioista, mutta ne eivät saa keskustella mistään muista numeerisista taloustiedoista tai muista osakkeen arvonmuodostukseen vaikuttavista tiedoista kuin mitä on julkistettu konsernin taloudellisissa katsauksissa tai pörssitiedotteissa.

2.3. Kalenteri ja hiljainen jakso

Ramirent julkistaa vuosittain kalenterin, jossa näkyvät yhtiön neljännesvuosittaisten osavuosikatsausten julkistamispäivät ja varsinaisen yhtiökokouksen järjestämispäivä.

Ramirent noudattaa 21 päivän hiljaista jaksoa ennen taloudellisten katsausten julkistamista ehkäistäkseen taloudellisten tietojen ilmitulon ja varmistaakseen tasavertaisen tiedonsaannin. Tänä aikana Ramirentin ylin johto ei millään tavoin kommentoi yhtiön liiketoimintanäkymiä, taloudellista tulosta tai tulevaisuuden näkymiä sijoittajille, analyytikoille tai tiedotusvälineille eikä ota näihin tahoihin yhteyttä. Hiljaisen jakson aikaisista, välitöntä julkistamista edellyttävistä tapahtumista Ramirent kuitenkin julkistaa ensi tilassa tiedot julkistamissäännösten mukaisesti ja kommentoi näitä tapahtumia tarvittaessa.

2.4. Tilinpäätöstiedote ja osavuosikatsaukset

Ramirent julkistaa liiketoimintaansa ja sen taloudellista tuloksellisuutta koskevat osavuosikatsaukset neljännesvuosittain. Raportit sisältävät neljännesvuosittaiset ja vuoden alusta kyseisen vuosineljänneksen loppuun ulottuvaa ajanjaksoa koskevat luvut myynnin ja kannattavuuden kehityksestä sekä tiedot markkinoiden kehityksestä, segmenteistä, strategisista toimista, investoinneista, yrityskaupoista, kassavirrasta, taseesta ja tulevaisuuden näkymistä sekä muista asiaankuuluvista asioista.

2.5. Vuosikertomus ja tilintarkastajan tarkastuskertomus

Vuosikertomus julkistetaan kunakin vuonna viimeistään kolme viikkoa ennen varsinaista yhtiökokousta. Vuosikertomus sisältää tietoja vuoden keskeisimmistä tapahtumista, toimitusjohtajan katsauksen, strategiakatsauksen, liiketoimintasegmenttien katsaukset, virallisen tarkastetun konsernin tuloslaskelman ja tilintarkastajan tarkastuskertomuksen sekä hallituksen toimintakertomuksen.

2.6. Taloudelliset tavoitteet ja ennusteet

Strategiaprosessin yhteydessä Ramirentin hallitus arvioi, onko taloudellisten tavoitteiden tarkistaminen tarpeen. Taloudellisten tavoitteiden muutokset julkistetaan pörssitiedotteella. Taloudellisten tavoitteidensa ja senhetkisten markkinanäkymiensä pohjalta Ramirent antaa ennusteen kuluvan tilikauden yleisistä ja taloudellisista tulevaisuuden näkymistä osavuosikatsausten yhteydessä.

2.7. Tulosvaroitus

Julkistamissääntöjen mukaan yhtiön on annettava tulosvaroitus, mikäli yhtiön tulos tai taloudellinen asema yllättäen ja merkittävissä määrin osoittautuu epäsuotuisammaksi tai paremmaksi kuin mitä yhtiön aiemmin julkituomassa tulevaisuuden näkymässä tai ennusteessa on arvioitu. Tulosvaroitukset julkistetaan viipymättä, mikäli Ramirent arvioi muuttuneen tilanteen olevan arvopapereiden arvonmuodostuksen kannalta merkittävä tieto.

2.8. Sisäpiiriohjeet

Ramirent on ottanut käyttöön yhtiön sisäiset Ramirentin sisäpiiriohjeet (saatavilla Ramirentin intranetistä), jotka noudattavat NASDAQ OMX Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta.

Jos julkistamattomia taloudellisia tai muita arvopapereiden arvonmuodostukseen vaikuttavia tietoja annetaan työntekijöille esimerkiksi osana heidän työtehtäviään, heille tulee ilmoittaa, että tässä tapauksessa sisäpiirisäännöt koskevat heitä, heidän on allekirjoitettava kyseiseen asiaan liittyvä erityinen sisäpiirilomake ja heidät on merkittävä sisäpiirirekisteriin. Yhteyshenkilönä toimii Ramirentin sisäpiirirekisterin ylläpitäjä tai lakiasiainjohtaja. Hankekohtaiset sisäpiiriläiset eivät saa paljastaa tai käyttää hyödykseen tällaista julkistamatonta luottamuksellista yritystietoa (eli kaupankäynti Ramirentin arvopapereilla ei ole sallittua silloin, kun hallussa on sisäpiiritietoa).

3. MEDIASUHTEET

Ramirentin konserniviestintä ja paikallisyritykset vastaavat yhdessä mediasuhteista.

Konserniviestintä koordinoi yhteydenpitoa tiedotusvälineiden kanssa. Se vastaa sen varmistamisesta, että konsernitason viestintä noudattaa yhtiön arvoja ja edistää konsernin asettamia yrityskuvatavoitteita. Ei riitä, että konsernitason viestintä täyttää viralliset vähimmäisvaatimukset – viestinnän tavoite on luoda yhtiölle kilpailuetua.

Paikallinen viestintä, liiketoimintaviestintä ja konsernin paikallisyritysten PR-toimet ovat yrityksen toimitusjohtajan tai hänen nimeämiensä henkilöiden vastuulla. Konserniviestintä tarjoaa näille tahoille konsultointiapua ja auttaa niitä kaikilla viestinnän osa-alueilla.

Kunkin maan johtaja vastaa maakohtaisesta viestinnästä. Kunkin maan viestinnän on oltava konsernin viestintäperiaatteiden ja arvojen mukaista. Paikallinen viestintä ei saa aiheuttaa vahinkoa muille maille tai konsernin yhteisille eduille. Kaikkien maatasolla laadittujen tiedotteiden on niin ikään oltava konsernin arvojen mukaisia.

Viestinnän tulisi aina olla niin avointa kuin luottamuksellisuuden puitteissa on mahdollista, luotettavaa ja mahdollisimman nopeaa. Pyrimme toimittamaan samat tiedot kaikille tiedotusvälineille yhtä aikaa ja kohtelemaan kaikkia tiedotusvälineitä tasapuolisesti. Pääsääntöisesti pyrimme liittämään tiedotteisiin sen henkilön nimen tai niiden henkilöiden nimet, joilta saa asiasta lisätietoja, sekä linkin Ramirent.com-sivuston mediapankkiin.

Ramirentin työntekijät voivat antaa haastatteluita ja lausuntoja vain omalta vastuualueeltaan, ellei muuta sovita. Haastateltavien tulisi aina ilmoittaa mahdollisesta haastattelusta etukäteen oman toiminta-alueensa/yksikkönsä viestinnästä vastaavalle henkilölle. Jos haastattelupyynnön esittää kansainvälinen lehti tai talousjulkaisu, siitä tulisi ilmoittaa myös konserniviestinnälle.

3.1. Paikalliset uutiset

Puhtaasti paikalliset tiedot, kuten paikalliset nimitykset, avoimet työpaikat, tapahtumat ja lisätiedot tuotteista ja palveluista, voidaan julkistaa paikallisesti ilman konserniviestinnän hyväksyntää. Paikallisissa uutisissa ei saa olla numerotietoja, lukuun ottamatta Ramirentin konserniviestinnän jo aiemmin julkistamia taloustietoja.

4. YRITYSKUVA

Konserniviestintä on vastuussa Ramirentin yrityskuvasta ja brändistä.

Ramirentin brändi on kaikkien toimiemme muodostama yleiskuva ja samalla yhtiömme ydin. Haluamme tietenkin tämän mielikuvan olevan niin ainutlaatuinen, positiivinen ja johdonmukainen kuin mahdollista. Ramirentin yrityskuva ja viestintä tuo esille yhtiömme imagoa ja luonnetta sekä sitä, millaisia olemme, miten puhumme ja miten käyttäydymme. Niiden on tarkoitus olla sopusoinnussa liiketoimintatavoitteidemme ja visiomme (olla Euroopan johtava ja edistyksellisin konevuokrausalan yritys) kanssa sekä helpottaa näiden saavuttamista. Ramirentin brändiohjeissa määritetään Ramirentin visuaalinen identiteetti.

Ramirent-nimeä tulisi käyttää ensisijaisesti täydellisessä muodossaan. Rami-lyhennettä käytetään vain Ramirentin sisäisessä viestinnässä.

Ramirent harkitsee erittäin huolellisesti kaikkia sponsorointipäätöksiä ja tukemista. Kohteiden tulee olla selkeästi konsernin arvojen, vision ja toiminta-ajatuksen mukaisia sekä lisäksi tuottaa lisäarvoa yhtiön brändille. Sponsorointi- ja tukiilmoittelupäätökset tekee konsernitasolla viestintäjohtaja ja maatasolla kunkin maan markkinointipäällikkö.

5. KRIISIVIESTINTÄ

Jos konsernin toiminnassa tai yksittäisessä liiketoimintasegmentissä ilmenee vakava kriisitilanne, on erityisen tärkeää, että yrityskuvalle aiheutuvat vahingot pystytään minimoimaan ja että viestintä on tehokasta ja hyvin hoidettua.

On ratkaisevan tärkeää, että vakavan kriisin yhteydessä konsernin johtoryhmälle toimitetaan nopeasti tarkat ja täydelliset tiedot tapahtuneesta ja että tiedot pidetään tilanteen kehittyessä ajan tasalla.

Ramirentillä kriisinhallinta on osa yhtiön riskien hallintaa. Kriisinhallintatiimi (Crisis Management Team, CMT) hoitaa käytännön kriisinhallinnan. Poikkeustilanteissa CMT nimittää muun muassa erityisiä viestinnästä vastaavia edustajia. Ramirentin parhaita asiantuntijoita kultakin alalta käytetään apuna erikoistilanteissa. Yksityiskohtaiset toimintaohjeet ovat Ramirentin kriisiviestintäohjeissa konsernin intranetin viestintäosiossa.

6. YHTEYSTIEDOT

Jos sinulla on kysyttävää Ramirentin viestinnästä ja jos jokin tilanne mielestäsi kuuluisi Ramirentin pörssitiedottamisvelvoitteen piiriin, ota yhteyttä lähimpään esimieheesi ja konsernin pääkonttoriin Vantaalla:

Franciska Janzon, viestintäjohtaja
Suora numero: +358 20 750 2859
Faksi: +358 20 750 2850
Sähköposti: franciska.janzon@ramirent.com

7. POIKKEUKSET

Ramirent Oyj:n toimitusjohtaja on vastuussa valvonnasta ja päätöksenteosta, joka liittyy poikkeuksiin Ramirentin tiedottamisperiaatteista. Ramirent kunnioittaa asiakkaidensa ja muiden liikekumppaneidensa näkemyksiä sellaisten tietojen julkistamisesta, jotka koskevat saatuja tilauksia, yrityskauppoja ja yhteistyösopimuksia, ottaen kuitenkin huomioon NASDAQ OMX Helsinki Oy:n tiedottamissääntöjen ja muiden sovellettavien sääntöjen mukaiset pakolliset julkistamisvelvoitteet.