Ramirentin sisäisen valvonnan päämäärä on suojella yhtiön omaisuutta ja varmistaa toiminnan yleinen tehokkuus ja toimivuus, jotta Ramirentin strategiset, mukaan lukien taloudelliset, tavoitteet pystytään saavuttamaan. Lisäksi sisäisen valvonnan päämääränä on varmistaa soveltuvien lakien, määräysten ja Ramirentin toimintaperiaatteiden noudattaminen sekä taloustietojen ja operatiivisen toiminnan raportoinnin luotettavuus.

Hallitus hyväksyy riskienhallinnan periaatteet. Ramirentin riskienhallinnan päämääränä on tukea strategiaa ja tavoitteiden saavuttamista ennakoimalla ja hallitsemalla mahdollisia liiketoiminnan uhkia ja mahdollisuuksia. Riskien arviointi on osa vuosittaista strategiaprosessia. Riskejä arvioidaan suhteessa yhtiön strategisiin tavoitteisiin; näihin kuuluvat myös taloudelliset tavoitteet. Riskien arvioinnissa kunkin riskin vaikutus ja todennäköisyys arvioidaan, ja ne luokitellaan strategisiksi ja muiksi riskeiksi. Strategiset riskit ovat riskejä, jotka voivat vaikuttaa strategisten tavoitteiden saavuttamiseen, kun taas muut riskit ovat riskejä, jotka eivät vaikuta näiden tavoitteiden saavuttamiseen. Riskien arvioinnin yhteydessä laadittavassa toimintasuunnitelmassa määritetään seurattavat tunnusluvut sekä toimet, joihin riskien toteutuessa ryhdytään.

Taloudellisen raportoinnin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että Ramirentin julkistamat taloudelliset raportit antavat olennaisesti oikeaa tietoa yhtiön taloudellisesta tilasta, että ne ovat luotettavia ja että Ramirent noudattaa soveltuvia lakeja, määräyksiä, kansainvälisiä EU:n hyväksymiä IFRS-raportointistandardeja ja muita pörssiyhtiöille asetettuja vaatimuksia. Ramirentin yleinen sisäinen valvonta perustuu Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commissionin (COSO) määrittämään viitekehykseen ja koostuu viidestä pääalueesta: valvontaympäristö, riskien arviointi, valvontatoimenpiteet, tieto ja viestintä sekä seuranta.

VALVONTAYMPÄRISTÖ

Ramirentin hallituksella on kokonaisvastuu taloudellisen raportoinnin sisäisestä valvonnasta. Hallitus on määrittänyt kirjallisen, muodollisen työjärjestyksen, jossa selvennetään hallituksen vastuut ja säädellään hallituksen ja työvaliokunnan välistä sisäistä työnjakoa. Työvaliokunnan ensisijainen tehtävä on varmistaa, että taloudelliselle raportoinnille, riskienhallinnalle ja sisäiselle valvonnalle määritettyjä periaatteita noudatetaan ja että Ramirentin tilintarkastajiin pidetään yllä asianmukaisia yhteistyösuhteita. Vastuu tehokkaan valvontaympäristön ylläpitämisestä ja taloudellisen raportoinnin sisäisen valvonnan käytännön toimista on delegoitu toimitusjohtajalle.

Ramirentin sisäinen valvonta, jonka piiriin kuuluu myös sisäinen tarkastus, raportoi kaikista merkityksellisistä seikoista työvaliokunnalle ja toimitusjohtajalle. Toiminto panostaa Ramirentin taloudellisen raportoinnin sisäisen valvonnan kehittämiseen ja tehostamiseen keskittymällä sisäisen valvonnan ympäristöön ja seuraamalla sisäisen valvonnan tehokkuutta.

Ramirentin liiketoiminta on hajautettua: toimintamalli ja asiakkaat ovat paikallisia ja useat liiketoimintaan liittyvät päätökset tehdään maatasolla. Konserni on ohjeistanut yhteiset suuntaviivat esimerkiksi kaluston hallinnalle, rahoitukselle, luottoriskin hallinnalle ja talousraportoinnille. Sisäisen valvonnan järjestäminen on maajohtajan velvollisuus konsernin asettaman viitekehyksen puitteissa.

Ramirentin taloudellisen raportoinnin prosessit koostuvat ulkoisesta ja sisäisestä laskennasta. Ramirent laatii konsernitilinpäätöksen ja osavuosikatsaukset kansainvälisten IFRS-raportointistandardien sekä arvopaperimarkkinalain mukaisesti. Tilinpäätös pitää sisällään myös muuta tietoa noudattaen Arvopaperimarkkinalakia sekä Finanssivalvonnan standardeja ja markkinapaikka NASDAQ OMX Helsinki Oy:n sääntöjä. Hallituksen toimintakertomus ja konsernin emoyhtiön tilinpäätös laaditaan Suomen kirjanpitolain sekä kirjanpitolautakunnan ohjeiden ja lausuntojen mukaisesti.

Ulkoinen taloudellinen raportointi Ramirentissä perustuu konsernin laskenta- ja raportointiohjeistukseen (Group Accounting and Reporting Manual), joka asettaa perustan IFRS:n mukaiselle ulkoiselle talousraportoinnille. Yksityiskohtaiset raportointiohjeet ja aikataulut on laadittu ja kommunikoitu kaikille talousraportointiprosessissa mukana oleville henkilöille ajallaan.

RISKIEN ARVIOINTI

Ramirentin taloudellisen raportoinnin riskien arvioinnissa pyritään tunnistamaan ja arvioimaan tärkeimmät riskit, jotka vaikuttavat taloudelliseen raportointiin konserni-, raportointisegmentti- ja maatasolla. Riskien arviointiin sisältyvät esimerkiksi petoksiin, tappioihin ja omaisuuden väärinkäyttöön liittyvät riskit. Riskien arvioinnin tulosten perusteella määritetään valvontatunnusluvut, joilla varmistetaan, että taloudelliselle raportoinnille asetetut perusvaatimukset täytetään. Tiedot keskeisten riskialueiden kehityksestä, tunnusluvuista sekä suunnitelluista ja tehdyistä riskien lieventämistoimista raportoidaan työvaliokunnalle.

VALVONTATOIMENPITEET

Ramirent on määritellyt talousraportoinnin kannalta keskeiset toimintaprosessit ja suunnitellut sisäisiä valvontatoimenpiteitä riskien arviointiin perustuen. Keskeiset prosessit ovat talousraportointiprosessi, kaluston vuokraamisen prosessi, yrityshankinnat, myynti ja luotonvalvonta, kassanhallinta sekä tietohallintaan liittyvät prosessit.

Ramirent on määritellyt liiketoimintayksiköitä koskevat sisäisen valvonnan minimivaatimukset kullekin prosessille. Esimerkkejä tällaisista valvontatoimenpiteistä ovat valtuutukset ja hyväksynnät, tilitäsmäytykset, omaisuuden fyysiset inventoinnit, analyysit ja keskeisten taloustehtävien eriyttämiset. Kunkin maan maajohtaja on vastuussa riittävän sisäisen valvonnan järjestämisestä yhtiössään.

Valvontatoimenpiteet sisältävät myös liiketoiminnan ja talouslukujen kuukausianalyysit. Analyysejä tehdään maa-, segmentti- ja konsernitasolla, ja niihin osallistuu johto sekä hallitus. Ramirentin hallitus käy läpi osavuosikatsaukset sekä tilinpäätökset sekä hyväksyy ne ennen julkistamista.

TIETO JA VIESTINTÄ

Jotta voidaan taata tehokas ja toimiva sisäisen valvonnan ympäristö, Ramirentin sisäinen ja ulkoinen viestintä on avointa, läpinäkyvää, täsmällistä ja oikea-aikaista. Taloudellisen raportoinnin sisäisiin ohjeistuksiin ja suosituksiin liittyvät tiedot eli laskentaohjeistus (Accounting Manual), raportointiohjeistus (Reporting Manual) ja tiedottamisohjeistus (Disclosure Policy) ovat saatavilla Ramirentin intranetissä. Ramirent järjestää henkilöstölle koulutusta sisäisen valvonnan välineistä. Sisäinen valvonta raportoi työnsä tuloksista työvaliokunnalle. Työvaliokunta puolestaan raportoi hallitukselle vähintään kerran vuodessa.

SEURANTA

Ramirent seuraa jatkuvasti sisäisen valvonnan tehokkuutta. Sisäisen valvonnan ja tarkastuksen toiminto tukee konsernin johtoa arvioimalla sisäisen valvonnan toimintaa ja antaa suosituksia sisäisen valvonnan kehittämiseksi. Ramirent käy läpi vuokrattavaa kalustoa säännöllisillä tarkastuskäynneillä. Sisäinen tarkastus laatii vuosisuunnitelman ja raportoi säännöllisesti sen tilasta ja havainnoistaan Ramirentin johdolle, tilintarkastajille ja työvaliokunnalle.

Sisäisen valvonnan toiminto

Ramirentin sisäinen valvonta osallistuu yhtiön toiminnan riskienhallinnan ja yleisen valvontaympäristön kehittämiseen, seuraa sisäisen valvonnan viitekehyksen noudattamista, hallinnoi kehityshankkeita, johtaa sisäistä tarkastusta ja koordinoi Ramirent-konsernin tarkastustoimia.

Sisäinen tarkastus

Sisäinen tarkastus arvioi toiminnan tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta sekä tarkastelee Ramirent-konsernin sisäisen valvonnan toimivuutta. Sisäinen tarkastus pyrkii varmistamaan taloustietojen ja operatiivisen toiminnan raportoinnin luotettavuuden, soveltuvien lakien ja määräysten noudattamisen ja yhtiön omaisuuden asianmukaisen hoidon.

Sisäinen tarkastus on toimivasta johdosta erillinen toiminto. Sisäinen tarkastus raportoi työvaliokunnalle ja vähintään kerran vuodessa hallitukselle. Tarkastuksen painopistealueet ja vuosisuunnitelma hyväksytään työvaliokunnassa.   Painopistealueet perustuvat riskien arviointiin.

Väärinkäytösten ilmianto

Ramirent on ottanut käyttöön väärinkäytösten ilmiantojärjestelmän. Kuka tahansa pystyy nimettömästi tai omalla nimellään esiintyen ottamaan yhteyttä itsenäiseen palveluntarjoajaan ja raportoimaan epäillystä taloudellisesta väärinkäytöksestä tai muusta petoksesta. Palvelu toimii kaikilla kielillä, joita käytetään Ramirent-konsernissa, ja ilmoituksen voi tehdä joko kirjallisesti tai puhelinpalvelun kautta. Epäilty väärinkäytös tutkitaan välittömästi ja luottamuksellisesti. Epäilyt ja tutkinnan tulokset raportoidaan työvaliokunnalle. Lakiasiain osasto ja muut toiminnot toteuttavat mahdolliset väärinkäytöksen aiheuttamat toimenpiteet tai muut toimet, jotka katsotaan tarpeelliseksi, jotta väärinkäytökset pystytään jatkossa estämään ja jotta valvontaympäristöä voidaan kehittää.

Vuonna 2010 sisäinen tarkastus keskittyi kehittämään tietoisuutta käyttöpääoman hallinnoinnista ja hallinnoinnin tehokkuutta sekä kuljetusratkaisujen hankintaan, tietoturvaan ja liiketoiminnan jatkuvuuteen liittyviä hallintatoimia maatasolla.

LAINSÄÄDÄNNÖN NOUDATTAMINEN JA EETTISET OHJEET

Ramirent pyrkii noudattamaan soveltuvia lakeja, säädöksiä sekä yleisesti hyväksyttyjä liiketoimintakäytäntöjä. Lisäksi Ramirentin toimintaa ohjaavat eettiset ohjeet ja yhtiön arvot. Jokaisen Ramirentin työntekijän on tunnettava eettisten ohjeiden periaatteet, yhtiön arvot sekä omiin vastuualueisiinsa liittyvät lait ja toimintaohjeet. Toimintaa valvoo työvaliokunta.