Sisäinen valvonta, riskienhallinta ja sisäinen tarkastus

Ramirentin hallituksen, johdon ja muun henkilöstön toimeenpanema yhtiön sisäinen valvonta on prosessi, jonka päämääränä on tarjota kohtuullinen varmuus strategisten ja operatiivisten sekä raportoinnin ja toimintasääntöjen tavoitteiden saavuttamisesta.

Riskienhallinta on olennainen osa Ramirentin sisäistä valvontaa. Hallitus on hyväksynyt sekä sisäisen valvonnan että riskienhallinnan periaatteet. Ramirentin riskienhallinnan päämääränä on tukea
strategiaa ja tavoitteiden saavuttamista ennakoimalla ja hallitsemalla mahdollisia liiketoiminnan uhkia ja mahdollisuuksia. Riskienhallintaprosessi koostuu riskien tunnistamisesta, arvioinnista, integraatiosta, riskeihin vastaamisesta ja riskien seurannasta. Riskienhallintaprosessi on jatkuvaa. Säännöllinen riskien arviointi ja raportointi hallitukselle suoritetaan neljännesvuosittain.

Taloudellisen raportoinnin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että Ramirentin julkistamat taloudelliset raportit antavat olennaisesti oikeaa tietoa yhtiön taloudellisesta
tilasta, että ne ovat luotettavia ja että Ramirent noudattaa soveltuvia lakeja, määräyksiä, kansainvälisiä EU:n hyväksymiä IFRS-raportointistandardeja ja muita pörssiyhtiöille asetettuja vaatimuksia.  Ramirentin yleinen sisäinen valvonta perustuu Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commissionin (COSO 2013) määrittämään viitekehykseen ja koostuu viidestä sisäisen valvonnan pääalueesta: valvontaympäristö, riskien arviointi, valvontatoimenpiteet, tieto ja viestintä sekä seuranta.

VALVONTAYMPÄRISTÖ
Ramirentin hallituksella on kokonaisvastuu taloudellisen raportoinnin sisäisestä valvonnasta. Hallitus on määrittänyt kirjallisen, muodollisen työjärjestyksen, jossa selvennetään hallituksen vastuut ja säädellään hallituksen ja työvaliokunnan välistä sisäistä työnjakoa. Työvaliokunnan ensisijainen tehtävä on varmistaa, että taloudelliselle raportoinnille, riskienhallinnalle ja sisäiselle valvonnalle määritettyjä periaatteita noudatetaan ja että Ramirentin tilintarkastajiin pidetään yllä asianmukaisia yhteistyösuhteita. Vastuu tehokkaan valvontaympäristön ylläpitämisestä ja taloudellisen raportoinnin sisäisen valvonnan käytännön toimista on delegoitu toimitusjohtajalle.

Ramirent keskittyy taloudellisen raportoinnin sisäisen valvonnan kehittämiseen ja tehostamiseen keskittymällä sisäisen valvonnan ympäristöön ja seuraamalla sisäisen valvonnan tehokkuutta. Kaikista  merkityksellisistä seikoista raportoidaan työvaliokunnalle ja toimitusjohtajalle. Taloudelliseen raportointiin liittyvän sisäisen valvonnan parantamiseksi ja kehittämiseksi Ramirent on keskittänyt Ruotsin, Tanskan, Norjan ja Suomen rahoitus- ja kirjanpitopalvelut ja perustanut jaetun palvelukeskuksen, joka sijaitsee Tallinnassa, Virossa.

Muutoin Ramirentin toimintamalli on hajautettu: päätöksenteko ja vastuu on paikallista. Liiketoimintamalli ja asiakkaat ovat paikallisia, ja useat liiketoimintaan liittyvät päätökset tehdään maatasolla. Edellä mainittuja maita lukuun ottamatta (Ruotsi, Tanska, Norja, Suomi), laskentatoiminnot eri maissa ovat yhä itsenäisiä ja raportointi tapahtuu konsernin pääkonttorille. Sisäisen valvonnan järjestäminen on maajohtajan vastuulla konsernin asettaman viitekehyksen puitteissa.

Konsernin pääkonttori on antanut konsernille yhtenäiset ohjeet liiketoiminnan kehittämiselle, kassavarojen hallinnoinnille, luottoriskin hallinnalle ja saatavien perinnälle, varastojen ja kaluston
hallinnalle, aineettomien oikeuksien hallinnoinnille, rahoitukselle, kirjanpidolle, sekä valvonta- ja talousraportoinnille.

Ramirentin taloudellisen raportoinnin prosessit on integroitu ja ne palvelevat sekä sisäisiä että ulkoisia raportointitarkoituksia. Ramirent laatii konsernitilinpäätöksen ja osavuosikatsaukset kansainvälisten IFRS-raportointistandardien mukaisesti. Tilinpäätös pitää sisällään myös muuta tietoa, jota arvopaperimarkkinalaki sekä soveltuvat Finanssivalvonnan standardit ja markkinapaikka Nasdaq Helsinki Oy:n säännöt edellyttävät. Hallituksen toimintakertomus ja konsernin emoyhtiön tilinpäätös laaditaan Suomen kirjanpitolain sekä kirjanpitolautakunnan ohjeiden ja lausuntojen mukaisesti.

Ulkoinen taloudellinen raportointi Ramirentissa perustuu konsernin laskenta- ja raportointimenettelytapoihin (Group Accounting and Reporting Procedures), jotka asettavat perustan IFRS:n mukaiselle ulkoiselle talousraportoinnille. Yksityiskohtaiset raportointiohjeet ja aikataulut on laadittu ja kommunikoitu kaikille talousraportointiprosessissa mukana oleville henkilöille ajallaan.

RISKIEN ARVIOINTI
Ramirentin taloudellisen raportoinnin riskien arvioinnissa pyritään tunnistamaan ja arvioimaan tärkeimmät riskit, jotka vaikuttavat taloudelliseen raportointiin konserni-, raportointisegmentti- ja
maatasolla. Riskien arviointiin sisältyvät esimerkiksi petoksiin, tappioihin ja omaisuuden väärinkäyttöön liittyvät riskit. Riskien arvioinnin tulosten perusteella määritetään valvontatunnusluvut, joilla varmistetaan, että taloudelliselle raportoinnille asetetut perusvaatimukset täytetään. Tiedot keskeisten riskialueiden kehityksestä, tunnusluvuista sekä suunnitelluista ja tehdyistä riskien lieventämistoimista raportoidaan säännöllisesti hallitukselle.

VALVONTATOIMENPITEET
Ramirent on määritellyt talousraportoinnin kannalta keskeiset ns. end-to-end toimintaprosessit ja sisäiset valvontatoimenpiteet on suunniteltu riskien arviointiin perustuen. Keskeiset prosessit ovat orderto-cash, purchase-to-pay, kaluston vuokraamisen prosessi sekä record-to-report -prosessi. Ramirentin liiketoimintayksiköiden keskeisille toimintaprosesseille on määritelty yhteiset kontrollikohdat ja asetettu minimivaatimukset kullekin prosessille. Esimerkkejä tällaisista valvontatoimenpiteistä ovat valtuutukset ja hyväksynnät, tilitäsmäytykset, omaisuuden fyysiset inventoinnit, analyysit ja keskeisten taloustehtävien eriyttämiset. Kunkin maan maajohtaja on vastuussa riittävän sisäisen valvonnan järjestämisestä yhtiössään.

Valvontatoimenpiteet sisältävät myös liiketoiminnan ja talouslukujen kuukausianalyysit. Analyysejä tehdään maa-, segmentti- ja konsernitasolla, ja niihin osallistuu johto sekä hallitus. Ramirentin hallitus käy läpi osavuosikatsaukset sekä tilinpäätökset ja hyväksyy ne ennen julkistamista.

Sisäinen tarkastus arvioi toiminnan tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta sekä tarkastelee Ramirent-konsernin sisäisen valvonnan toimivuutta. Sisäinen tarkastus- ja valvontapalvelu on kuvattu yksityiskohtaisemmin jäljempänä olevassa osiossa.

TIETO JA VIESTINTÄ
Jotta voidaan taata tehokas ja toimiva sisäisen valvonnan ympäristö, Ramirentin sisäinen ja ulkoinen viestintä on avointa, läpinäkyvää, täsmällistä ja oikea-aikaista. Taloudellisen raportoinnin sisäisiin
ohjeistuksiin ja menettelytapoihin liittyvät tiedot eli laskentamenettelytavat (Accounting Procedure), raportointimenettelytavat (Reporting Procedure) ja tiedottamisperiaatteet (Disclosure Policy), raportointiaikataulut jne. ovat saatavilla Ramirentin intranetissä. Ramirent järjestää henkilöstölle koulutusta sisäisen valvonnan välineistä. Sisäisen valvonnan raportit sisäisen valvonnan tuloksista kuuluvat säännöllisenä asiana työvaliokunnan kokousten esityslistalle. Työvaliokunta puolestaan raportoi hallitukselle tarvittaessa.

Ramirent on luonut anonyymin väärinkäytösten ilmoitusjärjestelmän, jolla voidaan raportoida petoksiin, sopimattomaan menettelyyn tai sisäiseen valvontaan ja tarkastukseen taikka finanssimarkkinoita koskeviin säännöksiin ja määräyksiin liittyviä rikkomuksia.

SEURANTA
Ramirent seuraa jatkuvasti sisäisen valvonnan tehokkuutta. Sisäisen valvonnan ja tarkastuksen toiminto tukee johtoa arvioimalla sisäisen valvonnan toimintaa ja antamalla suosituksia sisäisen valvonnan
kehittämiseksi. Sisäinen tarkastus laatii vuosisuunnitelman ja raportoi säännöllisesti sen tilasta ja havainnoistaan Ramirentin johdolle, ulkopuolisille tilintarkastajille ja työvaliokunnalle. Ramirent käy myös vuokrauskalustoa läpi säännöllisesti erillisillä vuokrauskaluston tarkastuksilla sekä kaluston tarkastuksilla yhdistettynä sisäisen tarkastuksen tarkastuskäynteihin.

Taloudellista kehitystä seurataan kaikilla organisaatiotasoilla yhdistelemällä varianssianalyysejä, vertailuanalyysejä ja johtamisen arviointia. Ramirent kehittää jatkuvasti harmonisoituja raportointityökaluja ja -prosesseja edistääkseen läpinäkyvyyttä ja liiketoimintayksikköjen vertailukelpoisuutta.

LAINSÄÄDÄNNÖN NOUDATTAMINEN JA EETTINEN KOODISTO
Ramirent on sitoutunut noudattamaan soveltuvia lakeja, säädöksiä sekä yleisesti hyväksyttyjä liiketoimintakäytäntöjä. Lisäksi Ramirentin toimintaa ohjaavat Ramirentin eettinen koodisto (Ramirent’s Code of Conduct) ja yhtiön arvot. Ramirentin eettinen koodisto perustuu YK:n ihmisoikeuksien julistukseen ja Kansainvälisen työjärjestö ILO:n julistukseen työelämän perusperiaatteista ja -oikeuksista.

Ramirentin eettinen koodisto ja yhtiön arvot kuvaavat Ramirentin yrityskulttuuria. Jokaisen Ramirentin työntekijän on tunnettava Ramirentin eettisen koodiston periaatteet, yhtiön arvot sekä omiin vastuualueisiinsa liittyvät relevantit lait ja toimintaohjeet. Johto vastaa toimintojen sisäisestä valvonnasta. Toimintaa valvoo työvaliokunta, joka raportoi kaikki väärinkäytökset hallitukselle.

SISÄINEN TARKASTUS
Ramirentilla on ollut ulkoistetun palveluntuottajan suorittama sisäinen tarkastus. Vuoden 2016 aikana Ramirent on ryhtynyt toimiin tuottaakseen itse sisäisen tarkastuksen toiminnot. Sisäisen tarkastuksen ja valvonnan tarkoituksena on varmentaa ja tukea johtoa toiminnan tehokkuuden ja tuloksellisuuden kehittämisessä arvioimalla ja ottamalla kantaa sisäisten kontrollien toimivuuteen. Sisäisen tarkastuksen laajuutta ja tarkastusohjelmaa tarkistetaan suhteessa Ramirent-konsernin strategisten tavoitteiden muutoksiin, muutoksiin arvioiduissa riskeissä ja aiemmista tarkastuksista saatuihin tuloksiin.

Sisäinen tarkastus pyrkii varmistamaan taloustietojen ja operatiivisen toiminnan raportoinnin luotettavuuden, soveltuvien lakien ja määräysten noudattamisen ja yhtiön omaisuuden asianmukaisen hoidon. Sisäinen tarkastus on toimivasta johdosta erillinen toiminto. Sisäinen tarkastus raportoi suoraan työvaliokunnalle. Tarkastusohjelma ja vuosittainen tarkastussuunnitelma hyväksytään työvaliokunnassa. Tarkastusohjelmat perustuvat riskien arviointiin ja aiempien sisäisten ja ulkoisten tarkastusten tuloksiin.


Jaa tämä sivu