Tiedottamisperiaatteet (Disclosure Policy)

Periaatteiden kuvaus ja tarkoitus

Ramirent Oyj on listattu Nasdaq Helsinki Oy:ssä. Pörssiyhtiönä Ramirent noudattaa Suomen arvopaperimarkkinalain sääntöjä tietojen julkistamisesta, EU:n markkinoiden väärinkäyttöasetusta (Market Abuse Regulation, ”MAR”), Finanssivalvonnan sääntöjä ja Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä sekä muita pörssiyhtiöitä koskevia sääntöjä.

Ramirentin tiedottamisperiaatteilla pyritään varmistamaan, että yhtiötä koskevat tiedot julkistetaan ja oikeudenmukaisesti oikea-aikaisella, oikeellisella, asiaankuuluvalla ja ei-harhaanjohtavalla tavalla ja että kaikki markkinaosapuolet voivat käyttää yhtiön osakkeen arvonmuodostuksen kannalta merkittäviä tietoja samanaikaisesti. Ramirentin viestintäosaston tavoite on myös tukea konsernin strategisia ja liiketoimintatavoitteita viestinnän keinoin, muun muassa Ramirentin yrityskuvan kautta. Tässä asiakirjassa kuvataan Ramirentin yleiset säännöt, jotka koskevat tietojen julkistamista yhtiön sidosryhmille ja tiedotusvälineille, ja määritetään vastuut erityisesti tietojen julkistamista ja sijoittajasuhteita koskevissa asioissa. Konserniviestintä on yksi konsernipalveluista.

Asiakirjan kohderyhmät

Tämä asiakirja on tarkoitettu ensisijaisesti Ramirentin johtoasemissa oleville sekä viestintä- ja markkinointihenkilöstölle. Asiakirja jaetaan kuitenkin kaikkiin Ramirentin yksiköihin sen varmistamiseksi, että Ramirentin viestintään ja tietojen julkistamiseen liittyvät velvoitteet ovat yleisesti tiedossa.

1. RAMIRENTIN VIESTINNÄN PERUSPERIAATTEET

Ramirentin viestinnän tulee olla oikea-aikaista, oikeellista ja asiaankuuluvaa eikä se saa johtaa harhaan. Ramirentin konserniviestinnän tavoite on täyttää pörssiyhtiöitä koskevat viestintävaatimukset ja tukea konsernin strategisia ja liiketoimintatavoitteita viestinnän keinoin. Tähän sisältyy vastuu Ramirentin yrityskuvasta. Viestinnän tehtävä on edistää yhtiön liiketoimintaa sekä minimoida negatiivisen julkisuuden vaikutukset konserniin ja sen liiketoimintayksiköihin ennakoimalla tämänkaltaisia tapahtumia ja reagoimalla niihin nopeasti. Ramirentin ulkoisen viestinnän rooli on rakentaa ja ylläpitää todenmukaista, positiivista yrityskuvaa. Ramirentin sisäisen viestinnän rooli on tiedottaa henkilöstölle konsernin toimintaa ja strategiaa koskevista asioista ja näin tukea heidän sitoutumistaan ja motivaatiotaan konsernin yhteisiin tavoitteisiin pyrkimisessä. Konserniviestintä vastaa esimerkiksi pörssiviestinnästä, sijoittajasuhteista, talousmediasuhteista ja konsernitason sisäisestä viestinnästä. Ramirentin paikallisyritykset vastaavat näiden uutisten paikallisesta jakelusta ja tarvittaessa myös niiden kääntämisestä paikalliselle kielelle. Ramirentin paikallisyritykset ovat vastuussa asiakasviestinnästä ja suhteista paikalliseen toimialalehdistöön ja tiedotusvälineisiin sekä paikallisorganisaatioiden sisäisestä viestinnästä. Konsernin paikallisyritykset voivat ottaa yhteyttä konserniviestintään kaikissa viestintään ja brändiin liittyvissä asioissa.

1.1. Ramirentin edustaminen julkisuudessa

Ramirent-konsernia edustavat julkisuudessa yhtiön toimitusjohtaja, talousjohtaja ja konserniviestinnästä ja sijoittajasuhteista vastaava johtaja. Yksittäisiä liiketoimintayksikköjä voivat edustaa julkisuudessa kyseisten yhtiöiden toimitusjohtajat tai yksiköiden johtajat tai nimetyt ylemmän johdon edustajat.

2. SIJOITTAJAVIESTINTÄ

Ramirent on säännöllisessä vuorovaikutuksessa osakkeenomistajien, sijoittajien ja analyytikoiden kanssa. Ramirentin sijoittajasuhteiden päätavoite on tukea Ramirentin osakkeen oikeaa arvonmuodostusta noudattamalla avoimia, riittäviä ja ajantasaisia tiedottamiskäytäntöjä. Ramirentin konserniviestintä ja sijoittajasuhdetoiminto laativat ja koordinoivat kaikki osakkeenomistajia, sijoittajia ja analyytikoita ja heidän toimintaansa koskevat tapahtumat ja esitykset sekä näiden tueksi tarvittavat aineistot. Näissä tapaamissa käytävät keskustelut käydään aiemmin julkaistun tiedon pohjalta.

2.1. Pörssitiedotteet

Pörssiyhtiönä Ramirent noudattaa Suomen arvopaperimarkkinalakia, MAR:ia ja Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä (3.7.2016, muutoksineen) sekä muita pörssiyhtiöitä koskevia sääntöjä.

Ramirent julkistaa aina mahdollisimman pian oikeat ja asiaankuuluvat tiedot sellaisista päätöksistä, tosiseikoista tai muista olosuhteista, joilla todennäköisesti olisi huomattava vaikutus yhtiön rahoitusvälineiden arvoon, eli sisäpiiritiedoista (”sisäpiiritieto”), siten, että tiedot julkistetaan aina tasapuolisesti ja samanaikaisesti kaikkien markkinatoimijoiden saataville. Sisäpiiritiedolla tarkoitetaan luonteeltaan täsmällistä ja julkistamatonta tietoa, jolla, jos se julkistettaisiin, todennäköisesti olisi huomattava vaikutus Ramirentin osakkeen tai muiden rahoitusvälineiden hintoihin tai niihin liittyvien rahoitusjohdannaisten hintaan.

Sovellettaessa edellä olevaa, tiedon katsotaan olevan luonteeltaan täsmällistä, jos se viittaa ilmenneisiin olosuhteisiin tai sellaisiin olosuhteisiin, joiden voidaan kohtuudella olettaa ilmenevän, tai toteutuneeseen tapahtumaan tai tapahtumaan, jonka voidaan kohtuudella olettaa toteutuvan, edellyttäen että se on riittävän tarkkaa, jotta sen perusteella voidaan tehdä johtopäätös edellä mainittujen olosuhteiden tai edellä mainitun tapahtuman mahdollisesta vaikutuksesta Ramirentin osakkeiden tai muiden rahoitusvälineiden tai niihin liittyvien rahoitusjohdannaisten hintoihin.

Lisäksi, tiedolla, jolla todennäköisesti olisi huomattava vaikutus Ramirentin osakkeiden tai muiden rahoitusvälineiden tai rahoitusjohdannaisten hintoihin, jos se julkistettaisiin, tarkoitetaan tietoa, jota järkevästi toimiva sijoittaja todennäköisesti käyttäisi yhtenä sijoituspäätöksensä perusteena.

Hallitus, tai kiireellisissä tapauksissa konsernin toimitusjohtaja, tekee päätöksen siitä, onko tietoa pidettävä sisäpiiritietona.

Arvioitaessa odotetaanko jonkin seikan vaikuttavan arvonmuodostukseen, ts. onko kyse sisäpiiritiedosta, vain merkittävät päätökset, faktat ja olosuhteet verrattuna yhtiön koko toimintaan ovat relevantteja. Muita arviointiperusteita ovat ne, ovatko samankaltaiset tiedot aiemmin käsitelty arvonmuodostukseen vaikuttavina ja julkaistu pörssitiedotteena.

Kaikki Ramirent-konsernin yritykset (eli niiden toimitusjohtajat) ovat vastuussa siitä, että konserniviestintä ja sijoittajasuhteet tietävät asioista ja kehitysaskeleista, jotka saattaisivat aiheuttaa velvoitteen julkistaa tietoja pörssille. Tästä ilmoittaminen on tehtävä niin ajoissa, että asiasta pystytään valmistelemaan tiedote.

Sisäpiiritiedot julkistetaan ja arkistoidaan pörssitiedotteena konsernitasolla. Julkistamispäätöksistä vastaa tiimi, johon kuuluvat yhtiön toimitusjohtaja, talousjohtaja, konserniviestinnästä ja sijoittajasuhteista vastaava johtaja.

Säännölliseen tiedonantovelvollisuuteen kuuluu, että Ramirent julkistaa kaikki taloudelliset katsauksensa. Tähän sisältyy osavuosikatsausten ja vuosittaisten tilinpäätöstietojen julkistaminen. Lisäksi, mikäli on todennäköistä, että yhtiön kehitys tilikauden aikana poikkeaa siitä, mitä yhtiö on aikaisemmin julkistanut, tai mitä yhtiön muista aikaisemmin julkistamista tiedoista voidaan perustellusti päätellä, tulee yhtiön julkistaa tieto tällaisesta merkittävästä muutoksesta (eli antaa tulosvaroitus). Kaikki taloustiedot ovat ehdottoman luottamuksellisia ennen niiden julkistamista pörssitiedotteena.

Kausittaisten taloustietojen julkistamisen lisäksi yhtiöllä on velvoite julkistaa kaikki muut tiedot, joilla, jos ne julkistettaisiin, todennäköisesti olisi huomattava vaikutus Ramirentin osakkeiden tai muiden rahoitusvälineiden hintoihin tai niihin liittyvien rahoitusjohdannaisten hintaan. Julkistamisvelvoite voi syntyä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

- merkittävät tilaukset tai investointipäätökset

- yhteistyösopimukset tai muut tärkeät sopimukset

- merkittävät uudet tai strategiset yhteishankkeet

- merkittävien kanteiden nostaminen, niistä sopiminen tai niistä annetut tuomioistuinten päätökset

- merkittävät viranomaispäätökset

- strategisesti merkittävät yrityskaupat.

Kaikki yllä mainitut asiat ovat ehdottoman luottamuksellisia ja mahdollisesti myös sisäpiiritietoa ilman ja ennen niiden julkistamista pörssitiedotteena.

Tavalliset liiketoimintauutiset, jotka eivät täytä pörssitiedotteen ehtoja mutta joiden arvioidaan olevan uutisarvoisia tai muulla tavoin sidosryhmiä ja suurta yleisöä kiinnostavia, julkistetaan lehdistötiedotteina. Julkistamisesta vastaa konserniviestintä yhdessä paikallisten tytäryhtiöiden kanssa. Tällaisia uutisia ovat esimerkiksi

- saadut tilaukset (Ramirent ei kommentoi keskeneräisiä hankkeita)

- pienehköt strategisesti tärkeät sopimukset

- onnistuneet hankkeet tai asiakasesimerkit

- pienehköt uusien tuotteiden julkistamiset ja teknologian kehitysaskeleet

- pienehköt yhteistyösopimukset asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa

- liiketoimintayksiköiden ja paikallisen johdon nimitykset.

2.2. Sisäpiiritiedon julkistamisen lykkääminen

Yhtiön sisäpiiritieto on julkistettava yleisölle mahdollisimman pian. Ramirent voi kuitenkin lykätä sisäpiiritiedon julkistamista, jos (a) välitön julkistaminen todennäköisesti vaarantaisi yhtiön oikeutetut edut, (b) julkistamisen lykkääminen ei todennäköisesti johtaisi yleisöä harhaan, ja (c) yhtiö pystyy takaamaan kyseisen tiedon säilymisen luottamuksellisena.

Seuraavat tilanteet voidaan mainita edellä a-kohdassa tarkoitetuista yhtiön oikeutetuista eduista, jotka voivat, tapauksesta riippuen, oikeuttaa sisäpiiritiedon julkistamisen lykkäämiseen (edellyttäen että myös muut edellytykset julkistamisen lykkäämiselle täyttyvät):

- käynnissä olevat neuvottelut (välitön julkistaminen todennäköisesti vaikuttaisi neuvottelujen lopputulokseen)

- yhtiön johtoelimen tekemät päätökset tai sopimukset, jotka edellyttävät yhtiön muun toimielimen hyväksyntää

- tuotekehitys, keksinnöt tms. (välitön julkistaminen todennäköisesti vaarantaisi toteutumisen)

- yrityskauppaneuvottelut (välitön julkistaminen todennäköisesti vaarantaisi toteutumisen)

- aiemmin julkistettu transaktio, joka vaatii viranomaishyväksynnän (lisäehtojen julkistaminen voisi vaarantaa transaktion toteutumisen)

- taloudelliseen elinkelpoisuuteen kohdistuva vakava ja välitön uhka (välitön julkistaminen haittaisi osakkeenomistajien etuja vaarantamalla taloudellisen elinkelpoisuuden palauttamiseen tähtäävien neuvottelujen loppuunsaattamisen)

Seuraavat voidaan mainita esimerkkeinä tilanteista, joissa julkistamisen lykkääminen todennäköisesti johtaisi yleisöä harhaan edellä b-kohdassa tarkoitetulla tavalla (eli tällöin tiedon julkistamista yleisölle ei voida lykätä, vaan tieto tulee sen sijaan julkistaa mahdollisimman pian):

- sisäpiiritieto, jonka julkistamista yhtiö aikoo lykätä, poikkeaa merkittävästi yhtiön aiemmin julkistamasta tiedosta asiassa, jota sisäpiiritieto koskee

- sisäpiiritieto, jonka julkistamista yhtiö aikoo lykätä, koskee sitä, että yhtiön aiemmin julkistamia taloudellisia tavoitteita ei todennäköisesti saavuteta (silloin kun tällaiset tavoitteet on aiemmin julkistettu), tai

- sisäpiiritieto, jonka julkistamista yhtiö aikoo lykätä, poikkeaa olennaisesti siitä, mitä markkinat odottavat, kun tällaiset odotukset perustuvat tietoon, jonka yhtiö on aiemmin julkistanut.

Mahdollisuus lykätä julkistamista ei koske velvollisuutta antaa tulosvaroitusta. Siten tulosvaroitus on julkistettava mahdollisimman pian.

Ramirentin hallitus, ja kiireellisissä tapauksissa konsernin toimitusjohtaja, tekee päätöksen sisäpiiritiedon julkistamisen lykkäämisestä.

Päätös sisäpiiritiedon julkistamisen lykkäämisestä tulee dokumentoida ja Finanssivalvonnalle tulee ilmoittaa lykkäämisestä välittömästi sen jälkeen, kun tieto on julkistettu. Lisäksi selvitys sisäpiiritiedon julkistamisen lykkäämisedellytysten täyttymisestä tulee toimittaa Finanssivalvonnalle sen pyynnöstä.

2.3. Asiat, joita ei kommentoida

Ramirent ei yleensä kommentoi keskeneräisiä asioita, markkinahuhuja tai tiedotusvälineiden spekulaatioita, osakkeiden kurssikehitystä, kilpailijoiden tai asiakkaiden toimia tai analyytikoiden arvioita, ellei näin toimimista katsota tarpeelliseksi sellaisten olennaisten ja selvästi virheellisten tietojen oikaisemiseksi, joilla on merkittävä vaikutus yhtiön arvopapereiden arvonmuodostukseen. Tällaisessa tapauksessa yhtiö julkistaa tietojen oikaisun.

Siinä tapauksessa, että markkinahuhulla todennäköisesti olisi huomattava vaikutus Ramirentin osakkeen tai muiden rahoitusvälineiden tai niihin liittyvien rahoitusjohdannaisten hintaan, yhtiö voi harkita tiedotteen antamista antaakseen oikeata tietoa asiasta tai korjatakseen väärän tai harhaanjohtavan tiedon. Tällainen tieto tulee kuitenkin julkistaa mahdollisimman pian, jos tieto, jonka julkistamista on lykätty, poikkeaa olennaisesti siitä, mitä markkinat odottavat yhtiön aiemman indikoinnin perusteella.

Lisäksi, jos tiedon julkistaminen on tarpeen erityisissä tilanteissa tai olosuhteissa (esimerkiksi poikkeukselliset huhutilanteet), jotka aiheuttavat merkittävää epävarmuutta koskien yhtiön osakkeen tai muun rahoitusvälineen tasapuolista kaupankäyntiä tai luotettavaa hinnanmuodostusta pörssissä, on yhtiön julkistettava tällaiset tiedot pörssin sääntöjen mukaisesti pörssin vaatimuksesta.

Vain virallisesti julkistettuja arvonmuodostukseen vaikuttavia tietoja (eli osavuosikatsauksia ja pörssitiedotteita) voidaan jakaa yksittäisissä kokouksissa ja yritysesittelyissä, joissa on läsnä Ramirentin johtajistoa. Siten julkistamattomien sisäpiiritietojen jakaminen tällaisissa kokouksissa ja yritysesittelyissä on kiellettyä.

Mikäli Ramirent saa tietoonsa, että sisäpiiritietoja on päätynyt salassapitovelvollisuuden ulkopuolisen kolmannen osapuolen tietoon ennen kyseisten tietojen julkistamista tai vahingossa, yhtiö julkistaa asiasta ilmoituksen mahdollisimman pian.

Lisäksi jos sisäpiiritiedon julkistamista on lykätty soveltuvan sääntelyn mukaisesti eikä tämän sisäpiiritiedon luottamuksellisuutta enää pystytä takaamaan, on julkistaminen tehtävä mahdollisimman pian. Tämä koskee myös tilanteita, joissa jokin markkinahuhu on riittävän täsmällinen osoittamaan, että kyseisen sisäpiiritiedon luottamuksellisuutta ei enää pystytä takaamaan.

Kaikilla Ramirent-konsernin yrityksillä on oikeus keskustella julkisuudessa toimintoihinsa liittyvistä asioista, mutta ne eivät saa keskustella mistään muista numeerisista taloustiedoista tai muista osakkeen arvonmuodostukseen vaikuttavista tiedoista (sisäpiiritiedosta) kuin mitä on julkistettu konsernin taloudellisissa katsauksissa tai pörssitiedotteissa.

2.4. Kalenteri ja hiljainen jakso

Ramirent julkistaa vuosittain kalenterin, jossa näkyvät yhtiön osavuosikatsausten julkistamispäivät ja varsinaisen yhtiökokouksen järjestämispäivä.

Ramirent noudattaa 30 päivän hiljaista jaksoa ennen taloudellisten katsausten julkistamista ehkäistäkseen taloudellisten tietojen ilmitulon ja varmistaakseen tasavertaisen tiedonsaannin. Tänä aikana Ramirentin ylin johto ei millään tavoin kommentoi yhtiön liiketoimintanäkymiä, taloudellista tulosta tai tulevaisuuden näkymiä sijoittajille, analyytikoille tai tiedotusvälineille eikä ota näihin tahoihin yhteyttä. Hiljaisen jakson aikaisista, välitöntä julkistamista edellyttävistä tapahtumista Ramirent kuitenkin julkistaa tiedot mahdollisimman pian julkistamissäännösten mukaisesti ja kommentoi näitä tapahtumia tarvittaessa.

2.5. Tilinpäätöstiedote ja osavuosikatsaukset

Ramirent julkistaa liiketoimintaansa ja sen taloudellista tuloksellisuutta koskevat osavuosikatsaukset. Raportit sisältävät osavuosittaiset ja vuoden alusta kyseisen katsauskauden loppuun ulottuvaa ajanjaksoa koskevat luvut myynnin ja kannattavuuden kehityksestä sekä tiedot markkinoiden kehityksestä, segmenteistä, strategisista toimista, investoinneista, yrityskaupoista, kassavirrasta, taseesta ja tulevaisuuden näkymistä sekä muista asiaankuuluvista asioista.

2.6. Vuosikertomus ja tilintarkastajan tarkastuskertomus

Vuosikertomus julkistetaan kunakin vuonna viimeistään kolme viikkoa ennen varsinaista yhtiökokousta, kuitenkin viimeistään neljän kuukauden kuluessa edeltävän tilikauden päättymisestä. Vuosikertomus sisältää tietoja vuoden keskeisimmistä tapahtumista, toimitusjohtajan katsauksen, strategiakatsauksen, liiketoimintasegmenttien katsaukset, virallisen tarkastetun konsernin tuloslaskelman ja tilintarkastajan tarkastuskertomuksen sekä hallituksen toimintakertomuksen.

2.7. Taloudelliset tavoitteet ja ennusteet

Strategiaprosessin yhteydessä Ramirentin hallitus arvioi, onko taloudellisten tavoitteiden tarkistaminen tarpeen. Taloudellisten tavoitteiden muutokset julkistetaan pörssitiedotteella. Taloudellisten tavoitteidensa ja senhetkisten markkinanäkymiensä pohjalta Ramirent antaa ennusteen kuluvan tilikauden yleisistä tulevaisuuden näkymistä koko tilivuotta koskevan raportoinnin sekä osavuosikatsausten yhteydessä. Tulevaisuuden näkymiä ei anneta kvartaalivuosittain vaan koskien koko tilakautta.

Huomionarvoista on, että Ramirentin toiminta on sekä syklinen että kausiluonteinen hyvin lyhyellä tilauskaudella. Liiketoiminnan kehittymisen näkyvyys on hyvin lyhyt. Yhtiö on suuressa määrin riippuvainen ulkoisista tiedonlähteistä arvioidessaan tulevia tulojaan. Koska Ramirentin kustannukset ovat suurimmaksi osaksi kiinteät, myös pienellä muutoksella tuloissa on suuri vaikutus kannattavuuteen, erityisesti kvartaalivuosittaisella tasolla.

2.8. Tulosvaroitus

Julkistamissääntöjen mukaan yhtiön on annettava tulosvaroitus, mikäli yhtiön tulos tai taloudellinen asema yllättäen ja merkittävissä määrin osoittautuu epäsuotuisammaksi tai paremmaksi kuin mitä yhtiön aiemmin julkituomassa tulevaisuuden näkymässä tai ennusteessa on arvioitu tai jos on todennäköistä, että yhtiön kehitys tilikauden aikana poikkeaa siitä, mitä voidaan aikaisemmin julkaisuista tiedoista perustellusti päätellä. Tulosvaroitukset julkistetaan mahdollisimman pian, mikäli Ramirent arvioi muuttuneen tilanteen olevan arvopapereiden arvonmuodostuksen kannalta merkittävä tieto.

2.9. Sisäpiiriohjeet

Ramirent on ottanut käyttöön yhtiön sisäiset Ramirentin sisäpiiriohjeet, jotka noudattavat Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta.

Jos sisäpiiritietoa (esimerkiksi julkistamattomia taloudellisia tai muita arvopapereiden arvonmuodostukseen vaikuttavia tietoja) annetaan työntekijöille osana heidän työtehtäviään, heille tulee ilmoittaa, että heidät merkitään asiaa koskevaan hankekohtaiseen luetteloon ja heille tulee selostaa sisäpiirisäännöistä johtuvat velvoitteet. Lisäksi on varmistettava, että jokainen sisäpiirintietoa saanut henkilö allekirjoittaa kyseiseen asiaan liittyvän erityisen sisäpiirilomakkeen ja että heidät on merkitään sisäpiiriluetteloon. Yhteyshenkilönä toimii Ramirentin sisäpiirivastaava. Hankekohtaiset sisäpiiriläiset eivät saa paljastaa tai käyttää hyödykseen tällaista julkistamatonta luottamuksellista yritystietoa (eli kaupankäynti Ramirentin arvopapereilla tai niihin liittyvillä rahoitusjohdannaisilla ei ole sallittua silloin, kun hallussa on sisäpiiritietoa).

Hallituksen jäsenet ja hallituksen sihteeri, toimitusjohtaja sekä konsernin Executive Management Teamin jäsenet ovat johtotehtävissä toimivia henkilöitä (”Johtohenkilö(t)”). Johtohenkilöt sekä heidän lähipiirinsä tulee ilmoittaa yhtiölle ja Finanssivalvonnalle yhtiön osakkeita tai muita rahoitusvälineitä koskevat liiketoimet edellyttäen, että niiden yhteismäärä ylittää 5.000 euroa kalenterivuodessa. Lisäksi yhtiö julkistaa tällaiset liiketoimet pörssitiedotteella.

Yhtiö on lisäksi määrittänyt tiettyjä osavuosikatsauksia tai vuositilinpäätöstä valmistelevia henkilöitä sekä tiettyjä yhtiön muita johtajia ja yhtiön taloudesta, taloudellisesta raportoinnista tai viestinnästä vastaavia henkilöitä, sekä sellaisia henkilöitä, joilla on pääsy edellä mainittuihin tietoihin, riippumatta siitä onko hallussaan sisäpiiritietoa, yhtiön tiedollisessa ytimessä toimiviksi henkilöiksi.

Johtohenkilö ja tiedollisessa ytimessä toimiva henkilö eivät saa suorittaa Ramirentin osakkeisiin tai niihin liittyviin rahoitusvälineisiin liittyviä liiketoimia omaan tai kolmannen lukuun, suoraan tai välillisesti, suljetun ajanjakson aikana, joka alkaa 30 vuorokautta ennen osavuosikatsauksen tai vuositilinpäätöksen julkistamista ja joka kattaa myös osavuosikatsauksen tai vuositilinpäätöksen julkistamispäivän ( suljettu ikkuna).

3. MEDIASUHTEET

Ramirentin konserniviestintä ja paikallisyritykset vastaavat yhdessä mediasuhteista.

Konserniviestintä koordinoi yhteydenpitoa tiedotusvälineiden kanssa. Se vastaa sen varmistamisesta, että konsernitason viestintä noudattaa yhtiön arvoja ja edistää konsernin asettamia yrityskuvatavoitteita. Ei riitä, että konsernitason viestintä täyttää viralliset vähimmäisvaatimukset – viestinnän tavoite on luoda yhtiölle kilpailuetua.

Paikallinen viestintä, liiketoimintaviestintä ja konsernin paikallisyritysten PR-toimet ovat yrityksen toimitusjohtajan tai hänen nimeämiensä henkilöiden vastuulla. Konserniviestintä tarjoaa näille tahoille konsultointiapua ja auttaa niitä kaikilla viestinnän osa-alueilla.

Kunkin maan johtaja vastaa maakohtaisesta viestinnästä. Kunkin maan viestinnän on oltava konsernin viestintäperiaatteiden ja arvojen mukaista. Paikallinen viestintä ei saa aiheuttaa vahinkoa muille maille tai konsernin yhteisille eduille. Kaikkien maatasolla laadittujen tiedotteiden on niin ikään oltava konsernin arvojen mukaisia.

Viestinnän tulisi aina olla niin avointa kuin luottamuksellisuuden puitteissa on mahdollista, luotettavaa ja mahdollisimman nopeaa. Pyrimme toimittamaan samat tiedot kaikille tiedotusvälineille yhtä aikaa ja kohtelemaan kaikkia tiedotusvälineitä tasapuolisesti. Pääsääntöisesti pyrimme liittämään tiedotteisiin sen henkilön nimen tai niiden henkilöiden nimet, joilta saa asiasta lisätietoja, sekä linkin Ramirent.com-sivuston mediapankkiin.

Ramirentin työntekijät voivat antaa haastatteluita ja lausuntoja vain omalta vastuualueeltaan, ellei muuta sovita. Haastateltavien tulisi aina ilmoittaa mahdollisesta haastattelusta etukäteen oman toiminta-alueensa/yksikkönsä viestinnästä vastaavalle henkilölle. Jos haastattelupyynnön esittää kansainvälinen lehti tai talousjulkaisu, siitä tulisi ilmoittaa myös konserniviestinnälle.

3.1. Paikalliset uutiset

Puhtaasti paikalliset tiedot, kuten paikalliset nimitykset, avoimet työpaikat, tapahtumat ja lisätiedot tuotteista ja palveluista, voidaan julkistaa paikallisesti ilman konserniviestinnän hyväksyntää. Paikallisissa uutisissa ei saa olla numerotietoja, lukuun ottamatta Ramirentin konserniviestinnän jo aiemmin julkistamia taloustietoja.

4.  YRITYSKUVA

Konserniviestintä on vastuussa Ramirentin yrityskuvasta ja brändistä.

Ramirentin brändi on kaikkien toimiemme muodostama yleiskuva ja samalla yhtiömme ydin. Haluamme tietenkin tämän mielikuvan olevan niin ainutlaatuinen, positiivinen ja johdonmukainen kuin mahdollista. Ramirentin yrityskuva ja viestintä tuo esille yhtiömme imagoa ja luonnetta sekä sitä, millaisia olemme, miten puhumme ja miten käyttäydymme. Niiden on tarkoitus olla sopusoinnussa liiketoimintatavoitteidemme ja visiomme (olla Euroopan johtava ja edistyksellisin konevuokrausalan yritys) kanssa sekä helpottaa näiden saavuttamista. Ramirentin brändiohjeissa määritetään Ramirentin visuaalinen identiteetti.

Ramirent-nimeä tulisi käyttää ensisijaisesti täydellisessä muodossaan. Rami-lyhennettä käytetään vain Ramirentin sisäisessä viestinnässä.

Ramirent harkitsee erittäin huolellisesti kaikkia sponsorointipäätöksiä ja tukemista. Kohteiden tulee olla selkeästi konsernin arvojen, vision ja toiminta-ajatuksen mukaisia sekä lisäksi tuottaa lisäarvoa yhtiön brändille. Sponsorointi- ja tukiilmoittelupäätökset tekee konsernitasolla viestintäjohtaja ja maatasolla kunkin maan markkinointipäällikkö.

5. KRIISIVIESTINTÄ

Jos konsernin toiminnassa tai yksittäisessä liiketoimintasegmentissä ilmenee vakava kriisitilanne, on erityisen tärkeää, että yrityskuvalle aiheutuvat vahingot pystytään minimoimaan ja että viestintä on tehokasta ja hyvin hoidettua.

On ratkaisevan tärkeää, että vakavan kriisin yhteydessä konsernin johtoryhmälle toimitetaan nopeasti tarkat ja täydelliset tiedot tapahtuneesta ja että tiedot pidetään tilanteen kehittyessä ajan tasalla.

Ramirentillä kriisinhallinta on osa yhtiön riskien hallintaa. Kriisinhallintatiimi (Crisis Management Team, CMT) hoitaa käytännön kriisinhallinnan. Poikkeustilanteissa CMT nimittää muun muassa erityisiä viestinnästä vastaavia edustajia. Ramirentin parhaita asiantuntijoita kultakin alalta käytetään apuna erikoistilanteissa. Yksityiskohtaiset toimintaohjeet ovat Ramirentin kriisiviestintäohjeissa konsernin intranetin viestintäosiossa.

6. YHTEYSTIEDOT

Jos sinulla on kysyttävää Ramirentin viestinnästä ja jos jokin tilanne mielestäsi kuuluisi Ramirentin pörssitiedottamisvelvoitteen piiriin, ota yhteyttä lähimpään esimieheesi ja konsernin pääkonttoriin Vantaalla:

Franciska Janzon, SVP, markkinointi, viestintä ja sijoittajasuhteet

Suora numero: +358 20 750 2859

Faksi: +358 20 750 2850

Sähköposti: franciska.janzon@ramirent.com

7. POIKKEUKSET

Ramirent Oyj:n toimitusjohtaja on vastuussa valvonnasta ja päätöksenteosta, joka liittyy poikkeuksiin Ramirentin tiedottamisperiaatteista. Ramirent kunnioittaa asiakkaidensa ja muiden liikekumppaneidensa näkemyksiä sellaisten tietojen julkistamisesta, jotka koskevat saatuja tilauksia, yrityskauppoja ja yhteistyösopimuksia, ottaen kuitenkin huomioon MAR:n ja Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjen ja muiden sovellettavien sääntöjen mukaiset pakolliset julkistamisvelvoitteet.

Jaa tämä sivu